Jefatura de Gabinete

 

DEPENDENCIA

  • Despacho Municipal.

OBJETIVO
Administrar la Agenda de la Máxima Autoridad Ejecutiva, el flujo de trámites remitidos a conocimiento y consideración del Alcalde Municipal, así como la documentación despachada por éste a las unidades organizacionales del Ejecutivo Municipal, autoridades del Concejo Municipal, autoridades de los Órganos del Estado, organizaciones sociales y a la ciudadanía en general.

ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

 

  • Mantener un registro correlativo, sistematizado y organizado de Leyes, Decretos Supremo, Ordenanzas Municipales, Resoluciones Municipales y Convenios Interinstitucionales, así como su custodia y preservación.
  • Revisar y refrendar las Leyes Municipales, Ordenanzas Municipales para la respectiva promulgación del Alcalde Municipal y elaborar las instrucciones para su cumplimiento.
  • Difundir y distribuir copias de las disposiciones legales municipales a las unidades organizacionales que corresponda por medio físico y/o digital.
  • Redactar oficios, resoluciones, instrucciones ejecutivas, circulares y otras que le sean encomendadas por el Alcalde Municipal.
  • Mantener un sistema de registro correlativo y clasificado de toda la correspondencia y documentación que proviene y se dirige al Concejo Municipal, así como su respectivo archivo y custodia.
  • Mantener un sistema de información y seguimiento de correspondencia, minutas de comunicación y peticiones de informe provenientes del Concejo Municipal.
  • Reproducir documentación legalizada bajo su custodia a requerimiento de usuarios internos y externos.
  • Mantener constante el flujo, control, archivo y conservación de toda la documentación que ingresa y egresa a sus dependencias, contando con un registro que permita proporcionar en forma rápida y expedita la información que se requiera para el accionar municipal y para satisfacer la demanda del usuario externo.
  • Registrar, revisar, derivar y transferir a las unidades responsables la documentación que está dirigida para el Alcalde Municipal y que debe ser tratada por las unidades organizacionales correspondientes.
  • Proponer políticas, reglamentos, procedimientos y mecanismos relacionados con  los trámites y la correspondencia municipal, que comprende la recepción, registro, clasificación, distribución, seguimiento, control, archivo, sistematización y estadísticas de la documentación.
  • Disponer el descarte periódico de documentación administrativa que hubiera caído en obsolescencia o caducidad de acuerdo a la legislación vigente sobre la materia.
  • Programar y coordinar actividades administrativas encomendadas por el Alcalde Municipal.
  • Otras que le sean asignadas por la autoridad superior.

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